Hoe word ik een Meester Onderhandelaar?

 

SN Banner website

 

Deze masterclass is sterk gericht op de praktische toepassing van de theorie. Nadat je de theoretische introductie hebt afgerond zul je voornamelijk onderhandelingssituaties gaan oefenen vanuit jouw eigen praktijk en ervaring. Je leert de interpretatie en toepassing van conflict management, de basisbeginselen en fasen in het onderhandelingsproces (sales and negotiation), beïnvloedingsstijlen, hoe je creatief probleemoplossend kunt handelen en het werken onder druk.

De volgende data zijn gepland voor 2018:

12 mei 2018

8 september 2018

Dit programma is ontwikkeld om jou te helpen meer vertrouwen te krijgen in jouw leiderschapskwaliteiten en deze toe te passen in het dagelijkse leven. Met de beheersing van deze technieken en vaardigheden leer je de kunst van het onderhandelen op een unieke manier en zul je jezelf en jouw business tot grote hoogten kunnen ontwikkelen.

De resultaten van deze Masterclass
1. Je weet hoe je een win-win onderhandelingssituatie creëert omdat je je bewust bent van jouw eigen kwaliteiten en mogelijke beperkingen.
2. Je kunt effectief en met respect omgaan met een veel verschillende situaties door jouw beïnvloedingsvaardigheden te gebruiken.
3. Je kunt makkelijk potentiële conflicten oplossen

Waarden, normen en overtuigingen
Een meester onderhandelaar kent zijn of haar waarden, normen en overtuigingen.
Waarden en normen bepalen onze emotionele staat gebaseerd op onze levenservaringen die wij als belangrijkste hebben ervaren. We bewegen ons richting de waarden waar we blij van worden omdat we plezier gedreven zijn. Emoties zoals liefde, geluk, succes, zekerheid en avontuur zijn dan onze drijfveer. Dit noemen we Ends Values (Eind Doelen) Het is belangrijk om het onderscheid te maken tussen Ends Values en Means Values. Means Values (Middelen) zijn de instrumenten of transportmiddelen die we gebruiken om onze doelen te behalen die ons gedrag bepalen als mens.

1. Sommige mensen zullen zeggen dat wat zij het meeste waarderen in het leven zijn hun auto’s omdat die belangrijk zijn voor hen. Maar ze waarderen dan een middel om te krijgen wat ze eigenlijk willen zoals bijvoorbeeld bewegingsvrijheid, mobiliteit of status en ontspanning. In vergelijking zijn er ook mensen die zeggen dat ze geld willen. Maar geld is slechts een middel tot een doel. Ze willen geen papier met een nummer er op, maar juist datgene kopen wat de waarde van het papiertje vertegenwoordigd. Voor sommige mensen geeft het hebben van geld zekerheid en controle in hun leven. Het gevoel hebben een keuze te kunnen maken. Het geheim van het leven is te weten wat je echt wil bereiken. Het uiteindelijke (levens)doel of doelen.

2. Het maken van beslissingen is niets anders dan het verduidelijken van je doelen. Als je weet wat je het meeste waardeert en zoekt, wat je echt uit het leven wil halen dan zul je merken dat je effectiever en sneller beslissingen neemt. Overtuiging is een gevoel van zekerheid over de betekenis van iets. Jouw overtuiging bepaalt of je nu wel of niet het gevoel hebt dat je jouw doelen haalt. Het kan je beperken of bevrijden in je handelen.

10 Strategieën van Meester Onderhandelaars

Zij zijn in staat om:
1. hun eigen emotionele staat te beïnvloeden
2. de emotionele staat van de tegenstander te bepalen
3. zichzelf fysiek en emotioneel voor te bereiden
4. effectief te prospecteren en te genieten van dit proces
5. vertrouwen te creëren
6. belangstelling blijvend te creëren
7. prospects te kwalificeren en hun werkelijke behoefte te achterhalen
8. prospects een reden te geven het eens te zijn met hun voorstel
9. de verkoop te sluiten en commitment te krijgen
10. de deal te bezegelen en leverage te creëren

Onderhandelingsstrategieën

Onderhandelen: “Overleggen met een andere persoon met als doel om tot een bepaalde overeenkomst te komen alsmede het organiseren en tot stand brengen van deze overleggen.

Of je het nu leuk of niet: je bent een onderhandelaar. In privé of zakelijke situaties maken veel mensen beslissingen door onderhandelingen. Onderhandelen is een onderdeel van het leven.
De meeste mensen kennen maar twee manieren om te onderhandelen: hard of zacht. De zachte onderhandelaar wil de vrede bewaren en maakt graag concessies om conflicten te voorkomen of op te lossen. De harde onderhandelaar ziet conflicten als een wedstrijd waarbij de persoon die volhardend is in de meest extreme positie van de onderhandeling zal winnen. De zachte onderhandelaar kan zich uiteindelijk gebruikt of zelfs misbruikt voelen. De harde onderhandelaar kan zichzelf uitputten en beschadigd of beëindigd daarmee de persoonlijke relatie met de ander. Kenmerkende onderhandelingsstrategieën zorgen ervoor dat mensen ontevreden zijn, uitgeblust of vijandig worden.

De meest voorkomende vorm van onderhandelen (positioneel onderhandelen) betreft het succesvol nemen en geven van posities zoals we gewend zijn in het onderhandelen over de prijs van een product. Ondanks dat deze vorm van onderhandelen zeker succesvol kan zijn is het niet vanzelfsprekend de meest efficiënte manier en hoeft deze ook niet te resulteren in een vredelievende oplossing. Onderhandelaars kunnen zich vastbijten in een positie waarbij de focus minder ligt op de onderliggende zorgen of belangen van beide partijen. Uiteindelijk kan een compromis het gevoel van falen geven.

Positioneel onderhandelen stimuleert ook tot uitstel van beslissingen. Partijen kunnen extreme posities innemen en koppig daaraan vasthouden, dreigen weg te lopen en proberen de tegenpartij te misleiden. In plaats van het samen proberen om tot een acceptabele oplossing te komen resulteert deze manier van onderhandelen vaak tot een strijd. Een overeenkomst is zo vaak een verdeling van meningsverschillen in plaats van een zorgvuldige en creatieve ontwikkeling van een wederzijds voordelige oplossing.

Wat is dan de beste manier voor het omgaan met meningsverschillen? In de bestseller “Getting to Yes” van Roger Fisher en Wiliam Ury wordt een stapsgewijze methode beschreven voor wederzijdse acceptabele overeenkomsten door het gebruik van principiële onderhandelingen.

Aanbevolen stappen voor succesvol onderhandelen zijn:
- Scheidt de persoon van het probleem
- Focus op belangen en niet op posities
- Bedenk opties voor gezamenlijk voordeel
- Gebruik objectieve criteria voor het beoordelen van de voorgestelde oplossing

Scheidt de persoon van het probleem
Iedereen weet hoe moeilijk het is om een probleem om te lossen zonder dat er een misverstand ontstaat, mensen boos of gefrustreerd worden en het al snel persoonlijk wordt. Het onderhandelen is wellicht makkelijker wanneer je je realiseert dat de andere partij ook een mens is met emoties, sterke waarden en normen, met een andere achtergrond en net zoals jij soms onvoorspelbaar kunnen zijn.

Tijdens een onderhandeling zal het “mens-zijn” vaak zorgen dat de relatie vast komt te zitten in de discussie van het probleem. Persoonlijke verschillen zorgen vaak voor conflicten die niets te maken hebben met het zakelijke probleem. Het probleem oplossen en de relatie goed houden zijn geen aparte doelen maar beide partijen moeten vastberaden zich mentaal voor te bereiden om het probleem en de relatie te scheiden.
Jouw voorbereiding ligt bij de inschatting van drie potentiële persoonlijke problemen: waarneming, emotie en communicatie. Realiseer je ook dat je zowel met jouw probleem als het probleem van de tegenpartij te maken hebt.

Waarneming
Jouw waarneming is niet hetzelfde als de realiteit en je kunt de intenties van de andere partij niet afleiden uit jouw angsten. Bijvoorbeeld een huurder die van zijn verhuurder het verzoek krijgt om meer bankgegevens te overleggen kan de aanname doen dat het contract wordt gewijzigd. Maar voor hetzelfde geld vraagt de bank aan alle verhuurders om een update van de financiële gegevens en is er dus geen opzet voor een wijziging van het huurcontract. Verplaats jezelf in de schoenen van de ander. Wij zien zien eigenlijk alleen ons eigen voordeel en vaak de fouten van de ander. Het vermogen om de positie van de ander te zien, hoe moeilijk dat ook is, is een van de meest belangrijke vaardigheden van een meester onderhandelaar.

Probeer niet te oordelen wanneer je de andere kant van het probleem wil begrijpen omdat de andere partij waarschijnlijk net zo overtuigd is van zijn of haar gelijk als jij dat bent. Bespreek elkaars visie. Bijvoorbeeld bij een onderhandeling van een nieuw contract kun je vragen “Ik ben van mening dat onze afspraken in het huidige contract goed waren. Wat vindt jij?”

Ondanks dat het verleidelijk is om de schuld bij de ander te leggen, kun je niet de ander verantwoordelijk maken voor jouw probleem. Zelfs wanneer de schuld duidelijk bij de ander ligt dan nog werkt deze benadering vaak averechts. De tegenpartij wordt defensief, stopt met luisteren en zal in het tegenaanval gaan. Zorg ervoor dat jullie beiden een aandeel krijgen in het resultaat van de onderhandeling en wordt beiden participanten in dat proces.

Maak jouw voorstellen consistent met de doelen van je gesprekspartner. Vaak zul je merken dat iemand zich terugtrekt en een voorstel niet accepteert. Dat is niet omdat het een slecht voorstel is, maar omdat men het verlies in de onderhandeling niet wil accepteren. Als het voorstel in ieders belang is en bijdraagt aan de doelen van beide partijen dan zal het eerder geaccepteerd worden.

Emotie
Gevoelens kunnen belangrijker zijn dan de woorden die je gebruikt, zeker als het een zwaardere onderhandeling betreft. Herken en begrijp de emoties die spelen bij beide partijen. Omschrijf de emotie, praat er over en bevestig elkaar dat de emotie echt is. Laat de ander stoom afblazen als dat nodig is zodat je later makkelijker en rationeler kunt denken en praten. Luister aandachtig zonder te reageren op aanvallen en vraag de tegenpartij om door te gaan tot dat voor hem of haar alle punten duidelijk zijn gemaakt. Reageer nooit op emotionele uitbarstingen omdat dat vaak leidt tot ruzies welke de onderhandelingen belemmeren.

Communicatie
Zonder communicatie is er geen onderhandeling mogelijk. Luister actief en bevestig wat er wordt gezegd. Wanneer je luistert kun je de visie van de ander beter begrijpen, hun emoties voelen en horen wat iemand nu eigenlijk zegt. Vraag de ander om duidelijk te maken wat ze bedoelen en vraag om herhaling als het niet duidelijk is voor jou.

Praat met tegenpartij want een onderhandeling is een gesprek en geen debat. Praat over jezelf en niet over de ander. Beschrijf het probleem en de gevolgen daarvan in termen die jou persoonlijk raken en niet wat de ander fout heeft gedaan. Bijvoorbeeld “Ik ben teleurgesteld in jouw voorstel!” in plaats van “Jouw voorstel slaat helemaal nergens op!” Praat met opzet en zorg ervoor dat elk woord telt.

Focus op belangen en niet op posities
Om tot een wijs en eerlijk besluit te komen zul je overeenstemming moeten vinden in elkaars belangen. Elke positie (tegenpartij) heeft meerdere gelijke en tegenstrijdige belangen. De meest krachtige belangen zijn de menselijke basisbehoeften (Basic Human Needs) zoals veiligheid, financiële zekerheid, gevoel van betrokkenheid (acceptatie), erkenning en controle over je eigen leven.

Identificeer de belangen van alle partijen in de onderhandeling. Vraag waarom en daarna waarom niet? Maak een lijst en sorteer de verschillende belangen. Probeer zo specifiek mogelijk te zijn en zorg dat het gaat leven. Concrete details zorgt ervoor dat een probleem meer waarde krijgt en daarmee ook meer impact. Hecht net zoveel waarde aan het probleem van de ander, want dat vraag je ook van hem of haar.

Erken het belang van de ander als een essentieel onderdeel van het probleem. Als je wil dat de ander jouw belangen waardeert en accepteert dan zul je dat ook andersom moeten doen. Wanneer je graag wil dat iemand naar jou luistert en je probeert te begrijpen dan zul je zelf eerst moeten laten zien en horen dat jij luistert en begrijpt wat de ander zegt. Wees concreet maar flexibel en start jouw onderhandeling met goed doordachte belangen en opties maar behoudt een open vizier. Wees hard en duidelijk met betrekking tot het probleem, maar zacht en toegankelijk naar de tegenpartij. Richt jouw agressieve energie op het probleem, kijk vooruit en niet achteruit. Wanneer twee mensen hun belangen sterk verdedigen vraagt dat om veel creativiteit om gezamenlijk bevredigende oplossingen te vinden.

Bedenk opties voor gezamenlijk voordeel
Het oplossend vermogen is een van de belangrijkste vaardigheden van een onderhandelaar en deze vaardigheid moet je echt ontwikkelen. Praktische oplossingen vragen om een praktische denkwijze en niet om wilde ideeën.

Dit zijn de vier grootste belemmeringen voor probleemoplossend denken:
1. Voortijdig oordelen
2. Zoeken naar maar een enkele oplossing
3. Aannemen dat de oplossing al vastligt
4. Denken dat het oplossen van “hun” probleem alleen “hun” probleem is.

Door deze valkuilen te vermijden zorg je samen dat de beste oplossingen op tafel komen. Maar hoe zorg je er nu voor dat je niet in de valkuil stapt?

Dit doe je door:
· Het verschil maken tussen het bedenken van oplossingen in plaats van het veroordelen van de oplossingen.
· Vergroot het aantal oplossingen op de tafel in plaats van te focussen op een enkel antwoord.
· Bedenk manieren hoe je de beslissing makkelijker kunt maken.

Het verschil tussen bedenken en besluiten
Maak het verschil tussen het creatieve proces en het beslissingsproces. Je ontwikkelt eerst de ideeen en beslist later. Dat lijkt logisch maar vraagt wel een voorbereiding. Je kunt het beste starten met een brainstorm sessie. Kies vrienden of collega’s met wie de sessie gaat doen en je zult zien dat je binnen afzienbare tijd verschillende ideeën voor oplossingen hebt bedacht.
Brainstormen met mensen die jouw visie delen is uiteraard makkelijker en minder uitdagend dan het brainstormen met een tegenpartij. Om jezelf te beschermen kun je het beste afspreken dat het echt alleen gaat om een brainstormsessie in plaats van een onderhandeling. Tijdens een onderhandeling is het allemaal veel officiëler en worden zaken vastgelegd als bewijs van standpunten.

Vergroot het aantal oplossingen
Zelfs met de beste bedoelingen zullen deelnemers in een brainstormsessie geneigd zijn om te zoeken naar het best mogelijke antwoord. In dit stadium is het echter aan te raden om zoveel mogelijk opties te zoeken zodat er ruimte ontstaat waarbinnen onderhandeld kan gaan worden. Een andere manier om meerdere oplossingen te vinden is om het probleem te bekijken vanuit andere disciplines en expertises. Dit geeft altijd een ander perspectief en kijk op het bestaande probleem.

Zoek naar het gezamenlijke voordeel
Gezamenlijke belangen lijken niet direct voor de hand te liggen maar het is de moeite waard om er naar te zoeken. Stel jezelf de volgende vragen:

Is er een gezamenlijk belang in het behouden van de relatie?
Welke mogelijkheden kunnen er ontstaan uit onze samenwerking en wat levert ons dat op?
Welke kosten hebben we als we de onderhandelingen stoppen?

Bekijk de gezamenlijke belangen als mogelijkheden en door daar op te focussen zal het onderhandelingsproces makkelijker verlopen en vruchtbaarder worden. Een manier om te komen to gemeenschappelijk acceptabele afspraak is om meerdere oplossingen te bedenken die jij allemaal bereid bent te accepteren en te vragen aan de tegenpartij om een keuze te maken. Je wil weten welke optie de voorkeur heeft en niet wat acceptabel is. Je gaat vervolgens met de keuze van de tegenpartij aan slag en zoekt naar variaties binnen de oplossing. Je kunt net zo lang doorgaan totdat er geen extra voordelen meer te behalen zijn.

Aangezien het succes van de onderhandeling nu afhangt van de keuze die de tegenpartij maakt is het slim om die keuze zo makkelijk mogelijk te maken.

Gebruik objectieve criteria
Onderhandel op basis van objectieve criteria om onafhankelijk te zijn van de individuele wensen van beide partijen. De eerste stap is om in overleg te bepalen wat de mogelijke eerlijke standaarden en procedures zijn. Beslis samen welke exacte criteria acceptabel zijn en zorg voor controlemiddelen om te bepalen wanneer aan de criteria is voldaan. Hoe meer eerlijkheid, efficiëntie en controle je verbindt aan het probleem des te beter wordt de oplossing.
Andere voorbeelden van objectieve criteria zijn marktwaarde, precedenten, beslissingen vanuit jurisprudentie, taxaties en waardebepalingen door experts en gelijkwaardige behandeling.
In therorie zullen objectieve criteria van toepassing moeten zijn op beide partijen. Je kunt een testen of er sprake is van wederzijdse toepassing om zo te bepalen of de voorgestelde criteria echt eerlijk en onafhankelijk zijn. En realiseer je dat een open mind van wezenlijk belang is ondanks dat je enthousiast bent over de bepaalde criteria. Zorg dat je voor elk probleem gezamenlijk zoekt naar objectieve criteria en wanneer je in een team werkt kun je de anderen vragen naar hun theorie en interpretaties.

Samenvatting en conclusies
De vier posities in principiële onderhandelingen zijn van belang vanaf het moment dat je begint met onderhandelen totdat de overeenkomst is gesloten of de onderhandeling is gestopt. Een succesvolle onderhandeling is efficiënt met als resultaat een wijze beslissing wanneer er een besluit mogelijk is en verbetert de relatie bij voorkeur.

In tegenstelling tot positioneel onderhandelen stelt het principieel onderhandelen jou in staat om samen te werken als een team en te zoeken naar een gezamenlijke oplossing. Door de relatie te bouwen op vertrouwen, begrip, respect en vriendschap worden onderhandelingen makkelijker en prettiger. Baseer de relatie op een duidelijke visie, communicatie en de juiste emoties met de blik op de toekomst.